Правила написання рекомендаційних листів

Рано чи пізно, на певному етапі вашої кар'єри, до вас може звернутися з проханням про написання рекомендаційного листа ваш підлеглий, колега, друг. Як і для резюме, для написання рекомендаційного листа є свій шаблон. Тут ви знайдете поради, як правильно підійти до питання написання рекомендаційного листа, що в ньому необхідно охопити й урахувати.

Що значить гарна рекомендація?

Рекомендаційний лист є письмовим підтвердженням ваших професійних навичок і досягнень. У листі розкривається й характер співробітника, і досвід, і його сильні й слабкі сторони, а головне - подальший потенціал. Роботодавцю не цікаво знати, чи любите ви китайську кухню, чи збираєте з дитинства марки й чи займаєтеся спортом. Що він дійсно шукає в потенційному співробітнику, так це чесність, надійність, відповідальність, розум, ентузіазм і бажання рости й розвиватися. Гарний рекомендаційний лист відповідає на всі ці питання в декількох реченнях.

Nota bene керівникові: захистіть себе!

Пам’ятайте, що коли ви даєте рекомендацію співробітникові, ви ставите на карту й свою репутацію. Рекомендаційний лист найпростіше написати тому, хто постійно взаємодіє із цим співробітником по роботі й добре його знає. Іноді людина боїться, що його безпосередній керівник дасть йому не найкращі рекомендації, і намагається звернутися із цим проханням до менеджера вищої ланки. Якщо ви почуваєте, що не можете дати об'єктивну рекомендацію, попросіть написати лист безпосереднього керівника співробітника, менеджера, що знає його краще.

Якщо ви знаєте, що це гарний гідний співробітник, і хотіли б йому допомогти, проведіть невелике інтерв'ю з людиною, довідайтеся, на що потрібно звернути увагу, розпитаєте про його подальші кар'єрні плани. Ця інформація допоможе вам при складанні листа.

Рекомендаційний лист - презентація вашої компанії

У листі ви не тільки говорите про свого підлеглого, а й презентуєте себе як роботодавця. Це діловий документ, що повинен бути складений за відповідними стандартами. У жодному разі не пишіть рекомендаційного листа від руки - це тільки дискредитує вашого співробітника в очах потенційного роботодавця, а також вкаже на те, що ви самі недостатньо серйозно ставитеся до цієї людини й не поважаєте наданої довіри.

Виділіть у своєму робочому графіку час, коли ви зможете спокійно зібратися з думками й докладно узятися за діло. Усвідомлюйте важливість цього документа для людини, що звернулась до вас з проханням і не пишіть рекомендаційний лист на ходу.

Почніть зі списку

Рекомендаційні листи служать для того, щоб представити додаткову інформацію про шукача - про те, як він учився, працював та ін. У ньому повинна бути представлена загальна картина про особистісні якості співробітника, його досвід, сильні сторони, навики.

Якщо ви не знаєте, з якої сторони приступитися до написання листа, зручно почати зі складання списку ключових слів і фраз, що ставляться до досягнень і якостей співробітника. Такий список допоможе уникнути абстрактних фраз і метафоричних формулювань. Усе, що вам потрібно - чітко викласти позицію й представити докази

Розподіліть ключові слова й фрази по категоріях:

1) Професійні навики:

Чи володіє співробітник необхідною для його посади компетенцією? Чи вміє він виконувати роботу якісно та вчасно? Наскільки добре він знає свою професійну сферу? Чи вміє менеджер швидко й конструктивно приймати рішення?

2) Особисті характеристики:

Як у співробітника з відносинами в колективі? Чи має він почуттям гумору? Чи аналітичний у нього склад розуму? Наскільки людина стресостійка? Чи є ця людина лідером?

3) Успіхи й досягнення

Продумайте два-три досягнення співробітника за той час, що він працював під вашим керівництвом.

4) Слабкі сторони

На що людині варто звернути увагу, щоб розвиватися далі у своїй кар'єрі? Чи вміє людина отримувати уроки зі своїх минулих помилок?

5) Потенціал

Як ви вважаєте, чого може досягти цей співробітник? Структура

Лист, як правило, не перевищує в довжину однієї сторінки (5-7 абзаців) і складається із трьох частин: вступу, основної частини й висновку.

Вступ

Почніть із визначення того, у якій якості й протягом якого періоду часу ви знаєте людину, якій даєте рекомендацію. Якщо людина ваш співробітник, укажіть тривалість його роботи в компанії, виконувані ним обов'язки й всі значні проекти, які він здійснив. Можна додати пару рядків про саму компанію й сферу її діяльності.

У заключній пропозиції вступу можна підбити підсумок і висловити вашу загальну думку про рекомендованого співробітника.

Основна частина

В основній частині ви даєте більше докладну характеристику людини з погляду його професійних якостей. Опишіть його вміння справлятися з виконанням певних завдань і перерахуйте основні досягнення. Які достоїнства й недоліки співробітника проявляються на роботі? Яке враження він справляє при спілкуванні й взаємодії з іншими людьми?

Зручніше за все вказати яку-небудь рису й підтвердити її фактами, розповівши історію, як це проявляється на практиці.

Наприклад, ви відзначаєте, що в Олексія аналітичний склад розуму й творчий підхід до справи, і розповідаєте, як йому вдалося придумати спосіб оптимізувати процедуру доставки товару у вашій компанії.

Для створення більше чіткої картини, дайте характеристику людини з погляду його особистих якостей і поводження. Чи виявив він себе як відповідальна, ввічлива, привітна людина або як ледачий, незговірливий, непривітний, уїдливий?

Висновок

Згадайте про подальші плані співробітника, і чому ви вважаєте, що це правильно визначений шлях. Напишіть, чому ви рекомендуєте цю людину, який внесок він міг би зробити в компанію, куди він піде працювати. Нарешті, ви можете вказати, наскільки ви рекомендуєте співробітника на шукану посаду: настійно, з деякими застереженнями, не рекомендуєте.

Наприкінці листа представте свої контактні дані й запропонуєте зв'язатися з вами у випадку, якщо адресат захоче одержати додаткові відомості. Не забудьте розмістити лист на фірмовому бланку компанії, поставити печатку й підпис

На замітку

Лист не про вас і вашої компанії, а про співробітника. Інформація повинна бути представлена професійно й відкрито, без зайвих роздумів, тим більше невтішних, на адресу співробітника. Постарайтеся відбити кращі сторони людини, зрозуміти його, побачити в ньому потенціал, допомогти йому знайти гарну роботу. Цей лист дає вам можливість вплинути на подальшу долю людини, тому до його написання необхідно підійти з усією серйозністю.