Как выбрать конференц-зал

Итак, на что обращать внимание при подборе конференц-зала в Киеве?

1. Вместительность конференц-зала
Вы должны заранее знать, сколько приблизительно человек будет на мероприятии. Если вы возьмете слишком большой зал – будет ощущение пустоты у слушателей и дискомфорта у тренера / докладчика. Взяв слишком маленький зал при расчете, что не будет 100% явки слушателей, вы можете получить головную боль, бегая по помещению в поисках свободных стульев.

2. Оборудование конференц-зала
Если вы ищете зал для тренинга, перед поиском уточните у тренера, который будет вести мероприятие, какой набор инструментов ему нужен в зале. Обычно обязательно нужны флипчарт, маркеры и комфортные условия работы: светлый чистый зал и кондиционер. Если же вы ищете аренду зала под семинар или конференцию, обратите внимание на наличие микрофонов, хорошей аудиосистемы, удобных стульев и, в случае необходимости, электронной системы голосования.

3. Расположение конференц-зала
Конференц-зал можно снять в аренду как в пригороде, так и в центре города (бизнес-центры, гостиницы, офисы других тренинговых компаний). Если вы планируете, что большая половина слушателей будет с других городов – выбирайте конференц-зал при гостинице (особенно если у слушателей ограничено время приезда). Если же вы проводите тренинг для своих сотрудников, можно выехать за город или снять помещение в бизнес-центре. Главное – подальше от офиса.

4. Сопутствующий конференц-сервис
Позаботьтесь о питании для слушателей – как обед, так и кофе-брейки. При поиске аренды зала обязательно уточняйте этот вопрос, чтобы не пришлось носить с собой бутерброды и кофе в термосе. В этом плане идеально проводить мероприятие в конференц-зале при гостинице или ресторане. Обычно администрация такого заведения дает скидку на питание слушателей.

Несмотря на то, что выбор конференц-залов огромен, часто их арендуют на длительные сроки (например, на все выходные на протяжении двух месяцев). Поэтому об аренде конференц-зала позаботьтесь заранее. Тем более, что бронировать зал можно и за полгода до события. И обязательно уточняйте окончательную стоимость зала со всем сопутствующим сервисом.

Анна Киселева
для портала Jobs.ua