Считается, что впервые обособление тайм-менеджмента как отдельного направления в науке и практике управления произошло в Голландии в связи с открытием специальных курсов для служащих и деловых людей. Вскоре той же проблемой занялись специалисты в Германии, США, Финляндии и других странах.
Главной целью тренинга по тайм-менеджменту является создание у слушателя системы навыков в области организации времени, которые призваны помочь в достижении его жизненных целей. Сам тренинг имеет множество названий-синонимов: тайм-менеджмент, управление временем, тайм-мастер и т.д.
Как определить, нужен ли Вам тайм-менеджмент? Попробуйте ответить на следующие вопросы:
1. Вы задерживаетесь на работе хотя бы 2 раза в неделю более чем на час?
2. Бывают ли ситуации, когда из множества задач вам нужно выбрать одну главную, и вы не знаете, какую?
3. У вас часто случаются «завалы» на работе?
4. Ваши подчиненные спешат, постоянно что-то делают, но все равно ничего не успевают?
5. В вашем отделе 5 человек едва успевают выполнить работу, которую в соседнем отделе делает всего лишь 3 человека?
Если есть хотя бы один положительный ответ – вам пора научиться управлять своим временем.
В интернете есть множество материалов о тайм-менеджменте – программы тренингов, статьи от тренеров и даже электронные книги по управлению и планированию времени. Если взять на общем уровне, то основной принцип тайм-менеджмента можно объяснить пирамидой важности.
Представьте себе пирамиду, у которой каждый уровень выкрашен в разные цвета согласно пятиуровневой цветовой шкалы безопасности: красный, оранжевый, желтый, синий и зеленый. В самом основании пирамиды находятся самые важные дела (красный цвет). Определить такие дела можно с помощью анализа – рухнет ли вся пирамида, если какое-то из них не будет выполнено.
Следующий уровень (оранжевый) – дела не критичные, но тоже очень важные. Представьте, что будет, если дела из оранжевой зоны не будут выполнены? Если пирамида рухнет – перенесите их в красное основание. Если вообще ничего страшного не случится – перенесите в желтый.
Желтая зона пирамиды – это текущие дела, которые не есть критическими или очень важными, но имеют влияние на ход рабочего процесса в общем. И так до самого верха. В результате в зеленой зоне останутся мелкие дела, например перекуры, разговоры с коллегами, просто общение.
Есть еще метод «ABC-анализ», сочетание критериев «важности и срочности», система Франклина, работа с дневником времени и многое другое. Разные тренеры применяют различные методики. Но общая суть едина – научить вас эффективно распоряжаться своим временем.
… и напоследок
Некто Евгений Шамшурин (к сожалению, нам не удалось разыскать его координаты) собрал 6 законов течения времени. По его мнению, использование времени зависит от некоторых психологических закономерностей. Только зная эти закономерности и принимая их во внимание, мы можем более эффективно распоряжаться своим временем.
Закон Генри Лаборита:
У каждого человека есть склонность делать прежде всего то, что доставляет ему удовольствие.
У французов есть такое понятие как «закон желания» известный у нас как «путь наименьшего сопротивления». Ходьба по этому пути не предполагает усилий, поэтому свернуть с него можно только с помощью насилия. Мобилизуйтесь — начните с самого неприятного дела, и только после, в качестве награды приступайте к делам приятным. Как говорил Марк Твен — если вам нужно проглотить лягушку — сделайте это быстро.
Земляничный закон:
Чем больше интерес, тем быстрее течёт время.
Скорость течения времени прямо зависит от интереса к действию. «Влюблённые часов не наблюдают». Однако, и в крайности впадать не стоит, нужно изредка вспоминать и о менее приятных, но необходимых делах. Помните! Хорошего программиста красит не только блеск в глазах, но и глаженые рубашки, бритое лицо и вымытая голова.
Закон Мёрфи:
Каждое дело отнимает времени больше, чем предполагалось до его начала.
Чтобы избежать неточностей, всегда оценивайте затраты времени, закладывая резерв времени на преодоление непредвиденных обстоятельств.
Закон Паркинсона:
Чем больше мы имеем времени на выполнение задания, тем больше времени оно отнимает, что не означает, что дело будет сделано лучше.
Бороться с этим законом можно только устанавливая конечные сроки.
Закон Ивана Ильича:
После достижения определённого уровня, прирост профессионализма и эффективности снижается.
Принцип предельной полезности и возрастающих издержек применима и к людям. Он гласит, что каждая дополнительная единица блага требует от предпринимателя всё больших затрат, а каждая следующая единица потреблённого блага приносит всё меньше пользы, подобно тому как очередной, четвёртый стакан кваса не приносит того удовольствия сколько первый. Поэтому, не стоит заниматься каким-либо делом устраивая «авралы», гораздо эффективнее планомерно идти к цели, шаг за шагом.
Закон Тейлора:
Порядок выполнения действий влияет на эффективность.
Научитесь находить правильный порядок действий, в то же время выполняя их в удобном Вам ритме. Чувствуя утренний прилив сил, не тратьте его на разгребание корреспонденции, займитесь чем-нибудь сложным и важным.
